מה כל מנהל חדש צריך לדעת בשיחת פתיחה?
נכנסתם למשרד החדש שלכם, חציתם את הדלת עם חיוך קל על הפנים ומדחף של ילקוטים מקולקלים על הגב. אתם מרגישים כמו ילד ביום הראשון בבית ספר, אך הפעם אתם לא רק התלמידים – אתם המורים! נכון, משרדו של מנהל חדש הוא מקום מלא באתגר ובתחושת התחלות חדשות, אך הוא גם מקום שבו תוכלו לשים את חותמכם מגילוי תכנים עסקיים ועד יצירת קשרים עם הצוות. לא משנה אם נכנסתם כראש צוות, מנהל פרויקט או מנכ"ל חדש, יש תקווה שזו תהיה התחלה מרגשת.
אז איך מתחילים את השיחה?
חשוב לזכור כי הסיפור מתחיל בסיכום הסיבות לכך שמישהו היה צריך להחליף את המנהל הקודם. האם היו בעיות שגרמו למעבר? או האם פשוט הגיע הזמן לשינוי? בעיות כלשהן כנראה עדיין נוגעות בכל השיחות. לכן, כדאי לאמץ את גישת ה"שלום, אני כאן לשפר את הכי טוב שיש" ולרכז את השיחה לחיובי – בניתי לעצמי תוכנית פעולה ממש מעולה, ואני בטוח שגם אתם תהיו חלק ממנה!
1. הכירו את הצוות שלכם
לא משנה אם הצוות שלכם כולל רק עשרה עובדים או אם אתם משתלטים על אלפים, חשוב להכיר את הפנים שמאחורי הכסאות. תשאלו את עצמכם – מי פה הכי מצחיק? מי אחראי על הפיצות ביום שישי? יותר מזה, הכניסו לתוך השיחה שאלות קלות שיכולות להיות מעניינות:
- מה מחבר ביניכם?
- אילו תחומי עניין יש לכם?
- מה אתם אוהבים לעשות בשעות הפנאי?
2. מה היעדים שלכם?
הנה מגיעה השאלה הנחוצה מכולם. מהי התוכנית שלכם? האם אתם מתכננים לגוון את לוח הזמנים או להפוך את המשרד לחוויה של פיינטבול? קביעת מטרות ברורות ומדויקות יכולה לשדר מסר של מקצועיות ושקיפות לכל האנשים סביבכם.
נשמע כמו דבר לא פשוט, נכון? אז מה עושים?
ובכן, התשובה היא לשתף, לשאול, למקד ולפרגן. תנו לכל חבר צוות להרגיש שיש לו מקום וזכות דיבור כדי שיתחברו לתהליך שלכם. השיחות הפתוחות והכנות ביותר יכולות להיות שונות מלווי המקרר בשעת הפסקת הצהריים!
3. וסבלנות – הדבר החשוב ביותר
תזכרו, אין שלב קסם שיגרום לכל אחד מהעובדים שלכם להתחבר ברגע! חלקם ידרשו יותר זמן. אל תאבקו בכך – פשוט תנו להם להרגיש שייכות, ובסוף תראו תוצאות!
שאלות נפוצות:
שאלה 1: איך להתגבר על פחדים תוך כדי השיחה?
ענה על זה על ידי פתיחה בגישה חיובית. הצג את עצמך בגישה קלילה ושאננה.
שאלה 2: מה לעשות אם אדם לא מגיב טוב?
צור בידול – לפעמים פשוט צריך לחכות ולהבין את האדם השני על מנת לקבוע את הטון הנכון.
שאלה 3: האם נכון להביא מתנות לשיחה?
אם יש מתנות שהן איכשהו קשורות לעסק – למה לא?
שאלה 4: מה קורה אם אני מתקשה להבין את התרבות הארגונית?
שאלה טובה! הקדיש זמן ללמוד את התרבות לפני שכן תקדיש מנות על גבולות או פולקלור של המקום.
שאלה 5: כמה זמן כדאי להקדיש לשיחה הזאת?
לא תגידו 15 דקות – תנסו לחכות לפחות שעה, אם לא יותר, כדי שבאמת יהיה מקום לדיאלוג.
סיכום השיחה
בסופו של יום, השיחה עם הצוות נועדה לא רק לשוחח על מהות העבודה, אלא גם למקד אתכם במטרה המשותפת לכולם. זהו הזמן שלכם להיות לא רק מנהל – אלא גם חבר, שותף ובעל השראה. אל תשכחו, דווקא חילופי השיחות והדרך שלכם להיות קשובים יכולים לשדר גם אמון ולגייס אנרגיות חיוביות 있습니다, ולמעוניינים לכיוונים שאתם רוצים להוביל את הצוות שלכם. בסופו של דבר, מי ידע שמהלך כל כך פשוט יכול להוביל לתהליכים מרגשים כל כך?