הפתרון לשיחה שלא נענתה: הלקוח אינו יכול לקבל את שיחתכם

מה באמת קורה כשאתם שומעים "הלקוח אינו יכול לקבל את שיחתכם"?

בני אדם הם יצורים חברתיים ומהותיים, ולכן יש לנו נטייה לתקשר עם אחרים. אך מה קורה כשאתם מנסים לחייג למישהו והקול המזוהה משיב: "הלקוח אינו יכול לקבל את שיחתכם"? מה זו בעצם התופעה הזו, ומה ההשלכות שלה על עולם התקשורת הנוכחית? במאמר הזה נצלול לתוך הצלילים הלא נוחים האלו ונבין מה לעשות כשאלה מתרחשת.

מה בדיוק אומר המשפט הזה?

בפשטות, המשפט הזה מתייחס למצב שבו לא ניתן ליצור קשר עם האדם הנבחר. ייתכן שהטלפון שלו כבוי, או שהוא נמצא באזור שאין בו קליטה. אם נתפסים למילה אך בדרך כלל מדובר בכשלים קלים של טכנולוגיה או בעיות זמניות.

הגורמים האפשריים

• טלפון כבוי – בלתי נמנע! אם המכשיר של הלקוח כבוי, נו… אין מה לעשות.
• מעבר אזור – כאשר הלקוח עובר ממקום למקום, ייתכן שהוא יכנס לאזור עם קליטה לקויה.
• ביטול שיחות – שיחות מסוננות או בלוק מסוימות עשויים לגרום לכך שהשיחה לא תועבר.
• שעה לא נוחה – אולי הלקוח ישן, או שהוא מתעסק עם דברים אחרים באותו רגע.

מה לעשות כשזה קורה?

ישנן מספר גישות שאפשר לנקוט בהן ברגע שהשיחה עולה על שרטון. כשתקבלו את ההודעה, לפניכם עיון בכיוונים אפשריים:

• להמתין רגע – ייתכן שהלקוח יוכל לקבל את השיחה ברגע הבא.
• להשאיר הודעה – זה יכול להיות משתלם! שאילתא יכולה להיעשות גם בטקסט.
• לנסות טלפון אחר – אם יש לכם מספר נוסף, למה לא לבדוק זאת?
• להפנות את השיחה למועד מאוחר יותר – אף אחד לא אוהב להיות לחוץ!

שאלות שכדאי לשאול את עצמך

כשהדבר קורה, חשוב להיות מוכן עם במהירות תגובה. הנה שאלות שיעזרו לך לקחת את המצב בפרופורציות הנכונות:

• האם אני יודע מה החלופה? האם יש לאדם הזה מישהו אחר שיכול לעזור לי?
• האם אני זקוק למידע בדחיפות או שאפשר לחכות כמה דקות?
• האם אני יכול לכתוב הודעת טקסט ולשמור על קשר זה?
• האם יש בידיי פרטים נוספים על הגורמים שיכולים לעזור לי להבין את המצב?

איך זה משפיע עלינו? היבטים פסיכולוגיים

אף אחד לא אוהב לקבל את השיחה הזו. רגעי אכזבה כאלה עשויים להקשות על תחושת הסבלנות שלנו. המחקרים מראים כי כשאנחנו מתמודדים עם רגעים כאלה, אנו יכולים לחוות…

• מתח – מזג רוח לא נעים יכול לעלות ברגעי מתח.
• אי נוחות – השיחה הפתאומית נגמלת בבוז אנושי.
• תסכול – כשהציפיות שלנו לא מתממשות, אנו עשויים להרגיש תסכול.

מסקנות

תוך כדי פגישות עם הלקוחות שלנו, חיוני להבין ש"הלקוח אינו יכול לקבל את שיחתכם" הוא רק שיא של בעיה בלבד, ואחת שיכולה להיפתר בקלות יחסית. חשוב להתמודד עם תקלות בלתי צפויות בפתיחות, והכי חשוב – TRY, TRY AGAIN.

ובכן, בפעם הבאה שתשמעו את ההודעה המטרידה הזו, אל תחששו! זה פשוט אמצעי אחר של תקשורת שניתן להמירו להצלחה. סבלנות, חיוך ותכנון נכון הם המפתח.