מכתב סיום העסקה: איך לכתוב את זה נכון ולא לגרום לעובד לברוח?
כל אחד מאיתנו יודע שמצב של סיום העסקה הוא לא מהדברים הכי כיפיים בעולם. פתאום כל המחשבות והמחשבות הנוראיות מתחילות לפקוד אותנו: "איך אני יושב מול העובד?, "איך אני אומר לו את זה?", "מה אני כותב במכתב?" ופתאום כל עולמנו מתמוטט. אז לפני שאתם מתמוטטים, אני כאן כדי להסביר לכם כמה דברים חשובים על מכתבי סיום העסקה, ולמה זה חשוב לכתוב אותם נכון. אין מה לדאוג, אנחנו לא נלחץ כאן על כפתור "סיום".
מהו מכתב סיום העסקה ולמה הוא כל כך חשוב?
בהנחה שאתם יודעים מה זה סיום העסקה, הגיע הזמן לעצור לרגע ולהבין למה מכתב כזה הוא כל כך מעניין. זהו לא סתם טופס שאתם צריכים למלא ולשלוח. המכתב הזה הוא ה"תעודה" של העובד אצלכם בארגון.
- בהירות. מכתב סיום העסקה מסביר באופן ברור את סיבות סיום ההעסקה, כדי שהעובד לא ירגיש כאילו הוא מנותק מהסיפור.
- חוקיות. תאריכי סיום, זכויות, חובות – כל הדברים הללו צריכים להיות כתובים בצורה מסודרת.
- סיכום מסלול. זה עלול להיות רגע מרגש, זהו המכתב שילווה את העובד גם בעתיד, ואם הוא יכתוב עליו חוות דעת חיובית, אולי הוא גם ישוב אליכם בעוד כמה שנים.
מה לכתוב במכתב? 5 דברים שאסור לפספס!
כשאתם יושבים לכתוב מכתב סיום, יש כמה דברים שאתם חייבים לכלול אם אתם לא רוצים שבחיים לא תראו את העובד הזה שוב. בואו נפרט:
- תאריך סיום. מדובר בפרט קרדינלי. לדעת מתי הפסיק העובד את עבודתו זה כמו לדעת מתי נחנך המקדש – זה פשוט חשוב.
- סיבת הסיום. “בגלל שהעובד החליט להיכנס לתחום הכישוף” זה לא יישמע טוב, ובטח לא יעביר את המסר הנכון. היו כן ושקולים.
- זכויותיו. הפסקה על זכויות העובד לאחר סיום העסקתו זה כמו השכרת דירה – אתם לא רוצים להיתקע ללא ערבויות.
- תודות. קחו רגע להודות לעובד על מה שעשה אצלכם. זה כמו לשים לקנות סוכריות לאורחים – זה תמיד משמח.
- אפשרות ליצירת קשר בעתיד. מי יודע, אולי עוד תצטרכו את העובד שלכם בעתיד!
אילו טעויות כדאי להימנע מהן?
Mבואו נדבר על שורת המבוכה. במילים אחרות, יש דברים שלא תרצו שיתפסו אתכם במכתב סיום ההעסקה:
- לא לנהוג ברגשנות. זה לא הזמן לבכות או להתרגש יותר מדי. זה רק מכתב, לא מפגש תנחומים.
- אל תשתמשו במילים כמו "שחרור", זו לא סצנה מסרט הוליוודי.
- תמונות לא עוזרות. גם אם אתם רוצים להוסיף קצת הומור למכתב, לא בטוח שהעובד יאהב לראות את הפרצוף שלכם על תמונה מצחיקה.
שאלות ותשובות שיכולות להיתקע לך בראש
- שאלה: מה אם העובד מתעקש על סיום העסקה?
- תשובה: אם העובד מתעקש, כדאי לברר את הסיבות מאחורי ההחלטה ולדבר על אפשרות לשיחות נוספות.
- שאלה: האם לכתוב מכתב סיום מראש?
- תשובה: בהחלט! זה יכול לעזור לנהל את העניינים בצורה מקצועית יותר.
- שאלה: האם כדאי להציע לעובד מקום עבודה אחר?
- תשובה: אם מדובר באדם שאתם מאוד מעריכים, זה יכול להיות רעיון טוב. פתיחות יכולה להוביל להזדמנויות חדשות.
סיכום: לנסות להפרות את הפסקה!
אז לסיכום, כתיבת מכתב סיום העסקה זה לא רק תהליך טכני – זה רגע שדורש תשומת לב, רגישות ויכולת לכתוב בצורה כנה ואמיתית. עליכם לזכור שהמכתב הזה הוא לא רק כתוב על נייר, אלא הוא מסביר מה עבר על העובד באזורכם. אפשר להרגיש את הטון, את הדרך בה הדברים נעשו, ואפילו את הכיוונים לעתיד. אז אם תמצאו את עצמכם במצב הזה, זכרו: מדובר בהזדמנות להראות לעובד את הערכתכם ואת המרגוע שמגיע לו. מי יודע, אולי בעתיד תצטרכו אותו שוב!