מכתב סיום העסקה לעובד: דוגמה שלא תרצו לפספס

מכתב סיום העסקה לעובד: דוגמה שלא תשאיר אתכם אדישים

מתישהו, כמעט כל מנהל נתקל בסיטואציה שבה יש צורך לכתוב מכתב סיום העסקה לעובד. זהו שלב לא נעים שמעביר אותנו על ידי שלל רגשות. צריך לזכור: מדובר בעניין מקצועי, אבל זה לא אומר שזה לא יכול להיות גם קצת משעשע! אז מה בעצם צריך לכלול המכתב הזה, כיצד ניתן לנסחו בצורה שיש לה "בואי בהפתעה" ולא "בואי עם דמעות"? ובכן, בואו נכנס לזה!

אז למה בכלל לכתוב מכתב סיום העסקה?

מכתב סיום העסקה הוא לא רק טופס שצריך למלא כדי לשחרר את העובד מהחובות שלו והדרישות שלכם. זהו מסמך חשוב שמדגים מקצועיות ושקיפות. כשאתם כותבים מכתב כזה, אתם מביעים כבוד לעובד, סוגרים מעגל, ומונעים אי הבנות עתידיות.

מה היתרונות של מכתב סיום העסקה?

• מְסַמֵּן גבולות: המכתב עוזר להפריד בין העסקה לבין העתיד, מה שמונע תסבוכות.
• שקיפות: הוא מספק הסבר מדוע ההעסקה מסתיימת.
• מניעת תביעות: מכתב כזה עשוי להוות ראיה במקרה של סכסוך עתידי.

מה לשים במכתב הסיום?

יש דברים שצריך לכלול במכתב, דיברנו על זה! אז מה הדבר הראשון? נתחיל בזה שאתם לא רוצים להפוך את המכתב למשהו כמו צו גירושין. תכל'ס, חשוב לשמור על טון מקצועי אך גם ידידותי! הנה כמה דברים שחשוב לזכור:

פרטי העובד

התחילו עם שם העובד, תפקידו ותקופת ההעסקה שלו. חשוב לציין את הפרטים הללו כדי שכולם ידעו על מי מדובר.

סיבת הסיום

אל תתחמקו מזה, קחו את הזמן להסביר מדוע החלטתם לסיים את ההעסקה. האם הייתה חוסר התאמה לתפקיד? או אולי תקופת ההעסקה הגיעה לסיומה?

תודות והוקרות

כאן אתם חייבים להוסיף קטע על תודות. תכירו בהשקעה של העובד, בעבודה ובמאמצים שלו. גם אם לא הכל הולך חלק, הכרת הטוב היא חובה.

סיום ההעסקה

ציינו במפורש את תאריך סיום ההעסקה ותנאי ההסכם. האם יש חובות שנותרו או תשלומים שצריך לבצע?

דוגמה למכתב סיום העסקה

ועכשיו, הגיע הזמן לתת לכם דוגמה. כן, המילים שעד כה נאמרו עלולות להיות באמת יישומיות, אבל בואו נשכח מהחיים הקודרים וניגש לעיקר. להלן דוגמה פשוטה:

נושא: סיום העסקה

מר/גב' [שם העובד] היקר/ה,
בהתאם להסכמים בינינו, אני מצטער להודיע לך כי סיום העסקתך בחברת [שם החברה] ייכנס לתוקף בתאריך [תאריך].

שירותך בחברה היה יקר ערך, ואני רוצה להודות לך על [תודה ספציפית, כמו: "המאמצים שלך בפרויקט X"].

בברכת הצלחה בהמשך דרכך,
[שמך]
[תפקידך בחברה]

שאלות ותשובות

• מה לעשות אם אני לא בטוח כיצד לנסח את המכתב?
  מומלץ להתייעץ עם מומחה בכוח אדם.
• האם המכתב צריך להיות רשמי לחלוטין?
  לא בהכרח, אפשר לשמור על טון ידידותי.
• מה אם העובד מתנגד לסיום העסקה?
  חשוב לנהל שיח ולהסביר בעדינות את הסיבות.
• האם צריך לכלול פרטים בנוגע לפיצויים?
  כן, זה חלק מהתהליך ויש להבהיר זאת במכתב.
• אפשר לשלוח את המכתב במייל?
  בהחלט, אך חשוב לוודא שהתוכן מחייב ומקצועי.

מה לא לכתוב במכתב סיום העסקה?

אתם לא רוצים לכתוב דברים שיכולים להרתיע או לגרום לתחושות רעות. אז הנה באסה כמה מאיתנו עם רעיונות בעניין:

• להכפיש את העובד: אין צורך להיכנס לפרטים שיכולים לפגוע בו.
• להיות מצחיק מדי: לא מומלץ לנסות להיות סטנדאפיסט כאן!
• לשכוח את טובי התודות: זה נשמע שולי, אבל המילים שלכם יכולות לשאת משקל גדול!

סיכום

כתיבת מכתב סיום העסקה היא משימה שיכולה להרגיש כמו הליכה על חוט דק – מצד אחד יש לכם את הצורך להיות מקצועיים ורציניים, ומצד שני, כדאי לשמור על טון ידידותי ומביע כבוד. עם קווים מנחים כמו אלו, אפשר גם להציג את המקצועיות וגם לתת לעובדים תחושת סיום נעימה, כמו דלת סגורה ברקע של סרט רומנטי. לזכור את הדברים האלה יכול לשדרג את הסיום לפאר טקסי של ממש!