דרוש עוזר מנהל עבודה: כיצד לבחור את המועמד המושלם?
האם אי פעם מצאתם את עצמכם מול מחשבה קשה כזו? אתם מחפשים עוזר מנהל עבודה, יש לכם רשימה אינסופית של מטלות ופרויקטים, והלחץ הולך ומתרקם סביבכם כמו קורי עכביש בחלל עבודה. אז איך בוחרים את העוזר המושלם שייקח את העומס הזה ממכם? במאמר הזה נדבר על כך, אבל בשפה קצת פחות רשמית, עם גישה קלילה ומעניין. אז חגורת בטיחות? עוטפים את עצמכם, כי הכנה לקראת המועמד המושלם מתחילה!
1. אולי כדאי להתחיל בשאלות? למה כן? למה לא?
אז מה באמת חשוב לשאול את עצמכם לפני שאתם מתחילים בחיפוש? הנה כמה שאלות קודמות שיכולות לעזור:
- מהן המטרות שאני רוצה להשיג בעזרת העוזר?
- איזה כישורים הם הקריטיים ביותר למשימה שאני מבצע?
- עד כמה אני מוכן להשקיע במישהו שיכול לשדרג לי את העניינים?
- האם אני מחפש עובד זמני או קבוע?
- מהי התרבות הארגונית שלי ואיך העוזר יתאים אליה?
2. דוגמאות לניסיון – מהן כדיוד מיהו העוזר הטוב?
כדי לבחור בעוזר מנהל עבודה הנכון, כדאי לגלות מהו הניסיון שלו בתחום. הכישורים יכולים להיבדק לא רק בראיונות, אלא גם דרך המלצות או תיקי עבודות. אם יש לכם מועמד שהגיע ממקום עבודה משגשג, תנו לו להציג דוגמאות לעבודה שהוא עשה שם. זה כמו לפגוש את כוכב הסרט בעבודה לא מסודרת וברקע, לצד כוס קפה!
2.1. תשאלו את המועמד:
- מה היו האתגרים שבהם נתקלת בעבודתך הקודמת?
- איך אתה מתמודד עם בעיות לא צפויות?
- האם יש לך ניסיון בניהול צוותים וביצוע משימות מרובות?
3. בכלל לא צריך להיות משעמם – תהליכים שמיועדים להנאה
אף פעם אל תפחדו לשדרג את בתהליך של בחירת המועמד. יש שיטות רבות: משחקי דינמיקה קבוצתית, אתגרים מעשיים ואפילו שיחות פתע יכולות לחשוף יותר על כישוריהם מאשר ראיונות סטנדרטיים. כדי להפוך את הליך הבחירה למעניין יותר, הכניסו כמה שאלות מצחיקות, כמו:
- אם היית יכול להיות דמות מצוירת בעבודה, מי היית ולמה?
- מהו השיר שהייתם בוחרים להיות כאוסט של "האם תהיה עוזר שלי?"
4. סינון עוגיות – כיצד להחליט?
ברגע שיש לכם מספר מועמדים מתאימים, הגיע הזמן לעבור לשיח הסינון – מהו המועמד באמת הכי טוב? ייתכן ובשיחה המקצועית ראשונה לא תהיה כימיה, אבל בפגישה רכה יותר בכל זאת תרגישו את זה. הישארו פתוחים, ותנו ללב שלכם להנחות אתכם – זה הרבה יותר מצוין ממה שאתם מדמיינים!
4.1. כך תסננו (הייתם מסתפקים, נכון?):
- כאשר יהיו מועמדים עם כישורים דומים, התמקדו בכימיה וכיצד הם ישתלבו בעבודת הצוות.
- האם הם מציעים רעיונות חדשים ולא שגרתיים?
- מתי בפעם האחרונה הם חייכו ורמזו על חיוך סודני?
5. העסקה – מה לעשות כדי לשמור עליו?
הגעתם לשלב שבו האוטו על הקו! כשהמועמד המושלם אחוז בכתף שלכם, תבחנו טוב את החוזה. תנו לו הרגשה שהוא לא עוד "עוזר", אלא חלק מהצוות החשוב שלכם. תוספות כמו ימי חופשה נוספים או אירועי צוות מרגשים בהחלט יועילו לשמור עליו בשבועות ובחודשים הבאים.
שאלות נפוצות
- מה ההבדל בין עוזר מנהל עבודה לשכיר רגיל? עוזר מנהל עבודה מתמקד במטלות מחשבתיות וכולל בתפקידו יותר אוטונומיה ואחריות.
- אילו כישורים חשובים בעוזר מנהל עבודה? יכולת פתרון בעיות, תקשורת מעולה ויכולת לעבוד תחת לחץ.
- איך ממדדים הצלחה בעוזר מנהל עבודה? קביעת ביצועים מדודים מראש ותכנון התקדמות מתמשכת.
- איך להדריך את העוזר החדש? כדי להנחות אותו טוב, ספקו צבעים והקשר לתמונות גדולות ולתפקידים המיועדים לעתיד.
- מה עושים אם המועמד לא מתאימה? תמיד להיות כנים; הם מבינים שזה יקרה.
לסיכום, בניית צוות היא לא סיפור פשוט, אבל עם ההשקעה הנכונה והפתיחות ליצירתיות, תמצאו את העוזר המושלם. תזכרו, זה לא רק על יכולות טכניות, אלא גם על למצוא את האדם שיכול להביא אור וחדשנות למקום העבודה שלכם – ובאופן כללי, להיות חבר מעולה!