מכתב סיום התקשרות עם נותן שירות: מהבוקר שהחלטנו לעזוב ועד הלילה שבו נרדמנו מול הטלוויזיה
מי מאיתנו לא היה שם? עברנו על לקוח לא מרוצה, פרויקט שהתארך יותר מדי, או אולי פשוט רצון להתחדש? נושא סיום ההתקשרות עם נותן שירות הוא אחד מהנדבכים החשובים ביותר בכל מערכת יחסים עסקית. וזה לא משנה אם מדובר במעצב גרפי, עורך דין או אפילו בחברת ניקיון. כל מכתב הוא כמו פתק קטן עם מסר גדול, וכשקונים שירות – צריך לדעת גם מתי והיכן לומר "די".
מהו מכתב סיום התקשרות?
מכתב סיום התקשרות הוא מסמך רשמי שבו אנחנו מודיעים לספק השירות על כך שאנחנו לא מעוניינים להמשיך את ההתקשרות בינינו לגביי השירות שהוא מספק. נשמע פשוט, נכון? אבל אין זה כך. שלא כמו גירושין, שבו מישהו תמיד יוצא עם בדיקת דנ"א, במכתב זה חייבים לדייק. אם לא, אנו עלולים למצוא את עצמנו בפינה לא נוחה. אז מה חשוב לזכור כשכותבים כזה מכתב?
1. תהיה ישר
הסטנדרט של שקיפות הוא המפתח.
- אל תכסה את הסיבות שלכם. אם אתם לא מרוצים מהשירות, זה הזמן לפרט. זה לא רע לומר "לא היה לי נעים כששאלתי על השינויים ושכחתם לחזור אליי".
- אם לא פעמיים ופעמיים עשר פעמים, אז גם תקשיבו לתשובות. לפעמים הספקים לא מודעים לבעיות ואז אתם עשויים לתת להם הזדמנות לתקן.
2. פרט כדי שלא תצטרכו לטעון שוב
כשהשיחות מתחילות להרגיש כמו מפרק של סדרת מתח, אפשר פשוט לכתוב "החלטתי לסיים את ההתקשרות שלנו … אבל בזכותך, למדתי איך לא לשלם יותר מדי על עוגיות קנאביס." החשיבות של לפרט עוזרת,”חיים קלים כאלו לא הגיעו לי”, ובכך תגן על עצמך מפני בעיות בעתיד.
איך לכתוב את המכתב המושלם?
נתחיל: הדרך הנכונה לכתוב מכתב סיום התקשרות כוללת מספר שלבים פשוטים. בואו נדבר על זה:
1. התחל עם לקוחה – תמיד עם אלמנט נעים
כמו בכל מערכת יחסים, גם כאן זה חשוב להשאיר טעם טוב. התחילו את המכתב שלכם בנימה חיובית – "תודה על כל מה שעשיתם עבורי" יכולה להיות התחלה נפלאה.
2. היו ברורים ותמציתיים
אם תתחילו לגלול כמה עמודים במסמך כמו שניה לפני שצפיתם ביוטיוב, אתם פשוט עלולים ליפול למלכודת. כתבו בדיוק מה אתם רוצים, ושמרו על זה קצר ולעניין.
3. אל תשכחו לקבוע תאריך סיום
הוזהרתם! כדאי שהספק ידע מתי בדיוק ההתקשרות נגמרת. אין דבר שהכי פחות מעורר חוויות לא נוחות מאשר ספק שמעביר את הכאב עליכם למישהו אחר בצורה חוקית.
ושלוש שאלות שתשאלו את עצמכם במהלך הכתיבה:
- האם אני משאיר את הדלת פתוחה? כדאי לשקול אם אתם רוצים לפתח מערכת יחסים בעתיד.
- מה יקרה אם אצטרך שירות מהם שוב? כתבו מכתב שיהיה נעים לקרוא גם בעוד שנה.
- האם הכל ברור? אם כשאתם קוראים את המכתב עושים פרצוף של "לא הבנתי", חזרו להתחלה.
למה חשוב להסביר את ההחלטה?
חשוב לספק הסבר. לא כי אתם מורידים תיק על המילים, אלא כי באופן כללי – אף אחד לא אוהב להיות מופתע. כך אנשים יכולים ללמוד על החולשות שלהם ולהשתפר. אם אתם מציינים בעיות כמו חוסר עמידה בזמנים או איכות לא מספקת – זה הזמן לדחוף את המסר שלכם.
מה קורה אם הצד השני לא מקבל את זה בקלות?
תתכוננו לרגש. זה יכול להיות כמו פרק של "חתונה ממבט ראשון" – הבלתי צפוי לא מפסיק להפתיע. היו בטוחים שזה קרה לאחרים, והסבירו את אופי המכתב באורך רוח. תגידו לעצמכם –
- אני לא פה כדי לפגוע, אני מבטא את רגשותיי.
- ולא, אני לא מחכה בראשון בחודש שזה יקרה.
ובסופו של דבר, מה מצפה לנו בעתיד?
זו אמנם לא פרידה אהבה – אך היא יכולה להיות לבד עם יתרונות! מכתב סיום התקשרות יכול לפתוח דלתות לשירותים חדשים, איכותיים יותר או פשוט לאנשים מסביבם. החוויה תהיה אפשרות לחשוב בצורה כיצירתית על הפתרונות הבאים.
מעניין לדעת: מה לעשות לאחר סיום ההתקשרות?
- ייצור קשר עם לקוחות פוטנציאליים לשירותים אחרים.
- לחשוב על שיתוף פעולה עתידי עם ספקים.
- לא להחמיץ לחוות את הרגע – לפעמים זה עוזר לנו להרגיש שנשארו מילים טובות!
בשורה התחתונה: בכתיבת מכתב סיום התקשרות יש לאזן בין יושר לאדיבות. כשנעשה את זה נכון, יש פה הזדמנות רחבה, לא רק לסיים את ההתקשרות, אלא גם לעמוד על מה שחשוב לנו כמו אנשים עסקיים. במילים אחרות – לעזוב את השולחן בשלום אבל עם חיוך על הפנים!