מכתב סיום העסקה – איך לכתוב אותו בלי לשבור את הלב?
אוקי, חברים, אז כבר עשיתם את הצעד הנורא מכולם, והחלטתם לסיים חוזה עם עובד. אולי הוא עבר למקום עבודה אחר, או שפשוט צריך שינוי, או שהייתם חייבים לקבוע גבולות ברורים. אז מה עושים עכשיו? יש לכם את הרעיון אבל אתם לא יודעים איך לנסח את המכתב? אל דאגה! אתם לא לבד. במאמר הזה ניכנס לעובי הקורה של מכתב סיום עסקתי – באורך מלא, עם כל מה שצריך לדעת, מבלי לציין את המילים "כותרת" או "מסתורין".
למה בעצם צריך מכתב סיום העסקה?
שאלת השאלות – למה אתם צריכים מכתב סיום עסקתי בעצם? מה, נעל את הדלת והשארת את המרכז הזה מאחוריך? לא בדיוק. הנה כמה סיבות טובות:
- מכובדות: זה מקצועי להיות ברור ומסודר.
- תיעוד: תמיד טוב שיהיה לך רישום של המהלכים, לטוב ולרע.
- כח משפטי: זה מסמך שיכול לשמור עליכם במקרה של מחלוקות בעתיד.
ובסופו של יום, גם אם אתם במצב לא כל כך נעים, תחשבו על זה כעל ריטואל סופי. כמו חתונה, רק בלי העוגה (או שהייתם צריכים לחשוב על עוגה?).
איך לכתוב את המכתב?
ווי, זה השלב שהולכים בו לפרטים. אנחנו ניגע בכל הכיוונים, כדי שנוכל לעזור לכם לנסח את המכתב המושלם (או לפחות קרוב לכך).
1. תאריך וכתובת
אל תתייחסו על כך כאילו מדובר ברכיב צדדי. תאריך וכתובת הם כמו המובילים בכניסה למופע – חשובים כדי להבין מה קורה כאן! אז במשפט קצר:
תאריך: יום שני, 15 לאוקטובר 2023
כתובת: רשימת השמות המלאה למשרד/חברה, כולל כתובת ותפקיד.
2. נושא המכתב
הנושא זה מה שיביא את הקורא להתעורר. שהוא יבין באיזה עסקה מדובר, ולכן צריך להיות קצר ולעניין.
נושא: סיום העסקה – תודה ודברים נוספים.
3. תוכן המכתב
נפש רכה ככל שתהיה, תצטרכו להניח את הדברים על השולחן. איך? כאן יש טיפים:
- תודה: הכרת תודה על העבודה שהרבה פעמים נשכחת.
- בהירות: הסבירו למה החלטתם על סיום העסקה. זה לא כואב כמו שנדמה.
- רצון טוב: הציעו את העזרה שלכם במעבר. לא מזיק, נכון?
דוגמה למכתב
ועכשיו, אחרי שכל המרכיבים מונחים על השולחן, הגיע הזמן לעבור לדוגמה:
לכבוד,
מר אבי אברהם
מגוון שירותים כלכליים
תאריך: 15 לאוקטובר 2023
נושא: סיום העסקה
אבי היקר,
ברצוני להביע את תודתי על התרומה הרבה שלך בחברה במהלך תקופת העסקתך.
לצערי, החלטתי לסיים את העסקתך עקב שינוי בכיווני עבודה. אני שמח על כך שהיו לנו רגעים נפלאים יחד וכי תרמת רבות להצלחות המשותפות שלנו.
אם תצטרך המלצה או כל דבר אחרת, אני כאן לשירותך.
בהצלחה בהמשך!
בברכה,
ליאון מימון
האם זה כל מה שצריך? לא, אבל זה חלק מהדרך!
לא הכל פשוט ורוד כמו שנדמה, אבל זה החלק החשוב ביותר. אז לפני שמפרקים את כל התהליך, קבלו כמה שאלות ותשובות נוספות:
שאלות ותשובות
- ש: האם עלי לכתוב את המכתב בלשון רשמית?
ת: לא בהכרח! תשתדל לשמור על הטון המקצועי, אבל אפשר להוסיף קצת חום. - ש: מה אם העובד לא הסכים לסיום העסקה?
ת: נסו לדבר על זה בצורה גלויה והציעו פתרונות. - ש: האם עלי לציין את הסיבה לסיום?
ת: כן! זה חשוב להפוך את המכתב לשקוף יותר. - ש: מה אם הייתי רוצה לכתוב את זה בכמה שורות?
ת: זה בסדר, אפילו מכתב קצר יכול להיחשב מקצועי. - ש: האם כדאי לסיים את המכתב בהצעה לעזרה?
ת: בהחלט! זה מוסיף נקודות נוספות במקצועיות שלך.
סיכום
ובכן, לסיים חוזה עם עובד זה לא מהלך קל, אבל זה בהחלט אפשרי עם מכתב טוב. חשוב לזכור לכלול את כל המרכיבים החשובים ובאותה נשימה לשמור על טון מקצועי אך חם. בסופו של דבר, המטרה היא שהעובד יעזוב את המקום עם זכרון טוב, ושניכם תצא למקום טוב יותר. אז קחו את הדוגמא והשתמשו בה כתחליף לחבר – היא לא תתנגד לעזור!